Der Begriff der Auslastung beschreibt im Allgemeinen das Ausmaß der Nutzung einer bestimmten Ressource innerhalb eines gewissen Zeitraums. Dies können z.B. Personalressourcen sein, Gebäudeflächen oder technische Ausstattung.

Für Hochschulen wird in der Regel die Ressource „Lehrpersonal“ in den Blick genommen. In der Hochschule Rhein-Waal gibt es dazu zwei unterschiedliche Berechnungen: Erstens die offizielle Auslastungsrechnung nach Vorgabe und Bedürfnissen des Ministeriums und zweitens die entlang der Bedürfnisse der Hochschule selbst entwickelte Berechnung (die kontinuierlich weiterentwickelt wird).

Die vom Ministerium normierte Auslastungsrechnung beruht auf der Kapazitätsrechnung. Diese auf Ebene der Lehreinheiten anzufertigen ist allen Hochschulen in NRW vom Ministerium vorgegeben. Die Ergebnisse sind jeweils allen Hochschulen zugänglich. Eine Auswertung dieser Ergebnisse zeigt, dass diese offensichtlich unplausibl sind (Rückschauend Stand 2020).

Die von der Hochschule selbst entwickelte Berechnung ist eine „Was-wäre-wenn“- Betrachtung, bei der die voraussichtliche Auswirkung von Steuerungsentscheidungen der Hochschule rechnerisch abgebildet werden. So kann z.B. dargestellt werden, wie eine Vergrößerung oder Verkleinerung der Lerngruppen in Seminaren sich auf den Bedarf an Lehrpersonal auswirkt. Ebenso kann die Auswirkung der Entwicklung des Studienangebotes berechnet werden, z.B. die Zusammenlegung von Lehrveranstaltungen/Studiengängen oder die Verbreiterung durch neue Angebote. Die Berechnung ist entscheidungsunterstützend auf die Zukunft gerichtet und kann quantitative (auch monetäre) Aspekte darstellen. Die qualitative Bewertung der Prioritäten, also ob z.B. ein breiteres Angebot oder kleiner Lerngruppen wichtiger sind, wird so vorbereitet, indem das Machbare ausgelotet wird.